基本財務上的訓練

目錄

系統設立

1) 公司資訊

2) 主表

a. 付款方法

b. 付款條款

c. 項目收費

3) 外幣及匯率 

4) 基額成本

5) 會計科目表

6)過帳組 

7)數列

8)會計期間

9) 總分類賬設定

10) 應收賬款設定 

4) 購買及付款設定

5) 貨存設定

6) 固定資產設定

7) 市場行銷設定

結構設定

1) 客戶

2) 供應商 

3) 僱員

4) 商品

a. 創建新的商品

b. 貨存類別

c. 複製商品

d. 商品範例

5) 銀行帳戶

6)固定資產

會計行程 

1) 會計行程設計佈局

2) 設計欄的佈局

3) 創立會計行程

財務運作

1) 一般日記帳

2) 應收帳款

3) 付款日記錄

4) 經常性一般日記帳

5) 轉回分錄

分頁

1) G/L 註冊

2) 總分類帳

3) 客戶分類帳

4) 供應商分類帳

5) 銀行分類帳

6) 報告

月尾及年尾結帳

1) 月尾

2) 年尾

系統設立

1）公司資訊

2） 主表

a.付款方法

• 付款方法代碼以及付款方法描述 
• 餘額帳戶 –公司預設的付款帳戶

b. 付款條款

到期日計算方程式
• D = 日
• M = 月
• CM = 該月月尾
例子:

如想了解多一點關於資料方程式應用在Business Central, 可到 Entering dates and times in Business Central - Business Central

c. 項目收費

i) 設置項目收費以包含額外費用到庫存價值中(如貨運收費）

• 項目收費號碼 以及項目收費描述
• 項目費用的產品過帳組
• 一般過帳的設定 –
  • 購買帳戶
  • 購買貸項通知單
  • 直接成本帳戶

ii) 報告 - 項目- 規格
iii) 數字輸入

如而 更多關於項目收費的資訊，請看 https://docs.microsoft.com/en-us/dynamics365/business-central/payables-how-assign-item-charges

3) 外幣及匯率 

創建外幣

1. 前往外幣列表
2. 在Action bar, 選擇New
3. 輸入基本資訊如下 
   • 編碼
   • 描述
   •已實現收益帳戶
   •已實現虧蝕帳戶

設立兌換匯率

1. 前往Currencies List， 然後選擇你需要匯率的外幣
2. 在action bar選擇Process，exchange rate
3. 系統會彈出到外幣兌換率的頁面
4. 按下New Action，如需添加新的外幣兌換率

例子 1 HKD = 7.8 USD (Local Currency: HKD)

4）基額成本

建立新的基額成本

1. 前往Dimension List
2. 在Edit List Mode, 輸入新的基額成本編碼在最後的一行， 又或者開啟一個全新的， 如需加入新的。

建立新的基額成本數值

1. 前往Dimension List
2. 選擇所增加數值的基額成本
3. 在Action Bar選擇基額成本，基額成本數值
4. 輸入基額成本數值編碼及名稱

設立新的基額成本（全球/捷徑）

1. 前往General Ledger Setup設立全球/捷徑基額成本

重要：要求與所有輸入一起發布的所有條目都已更新。 如想修改全球的基額成本，可用Change Global Dimensions的功能，但它可能很耗時，可能會影響性能，並且表可能會在更新過程中被鎖定。所以需小心選擇， 避免需要更改。

設定默許基額成本（客戶/供應商/G/L Accounts)

•Value Posting Options: 強制性的編碼，一樣的編碼，沒有編碼

•如若想特別創造一個個別的基額成本，把Dimension Value Code留空，再在Value Posting field選擇Code Mandatory,表會顯示如下：

5) 會計科目表

會計科目表清單

•使用[Filter list by]，去預覽個別的G/L account
•使用[Filter list by], 去分類Global Dimension or Specific Date的結餘

• 餘額和改變

餘額是整個會計期間的總額。
淨變化是篩選總計中的日期篩選器輸入的總計。

G/L Account 類別/ 帳戶子類別

•用戶可以設置帳戶類別以生成財務報表的帳戶時間表

•資產，負債，權益， 收入，銷貨成本， 支出會被固定。 用戶可增可減其他會計細項。

•G/L Account 類別列表

•選擇Edit List, 增加修改G/L Account 類別列表
•選擇Indent / Outdent / Move Up / Move Down，去安排次類別列表。
•去設定帳戶，可在G/L Accounts輸入G/L Accounts號碼

開立新的G/L Account

1. 前往Chart of Accounts List, 再選擇"New"
2. 填寫基本G/L Account 資訊如下： 
   
   • 號碼
   • 名稱
   • 收入/結餘
   • 帳戶類別
   • 帳戶次類別
   • 借/貸
   • 帳戶類型
   • 總計 - 如果帳戶類型為結束總計，則填寫
   • 直接發帳- 取消選擇子分類帳 (如· AR, AP, Bank 等等)
   • 默許的基額成本(如有)
     • 選擇 Account/Dimensions 如需在G/L Account設立基額成本

6） 發帳組別

a.  資產負債表科目
•銀行帳戶發帳組別
•客戶發帳組別
•供應商發帳組別
• 倉存發帳組別

b. 損益表帳戶
•一般發帳設定

7）數列

• 數列編碼
• 數列線
• 數列關係
• 默許/人手號碼
• 銷售及應收賬款 (設定客戶和銷售檔案數列）
• 購買及付款 (設定供應商和購買檔案數列)
• 倉存設定(設定商品和倉存檔案數列)
• 市場部設定 (聯絡人設定數列)
• 人力資源設定 (設定僱員數列)
• 日記帳分錄（設定日記帳分錄數列）

 8)會計期間

a. 創建新的會計期間
•只有12期間，不會有第13個
b. 總分類賬設定
•容許從那裏發帳， 以及發到哪裏
c. 用家設定
•容許從那裏發帳， 以及發到哪裏（每一個用家）

9) 總分類賬設

 總分類賬設的設定

Actions
用家可在General Ledger Setup選擇Action, 去進行以下功能

• Accounting Periods （會計期間）
• Dimensions （基額成本）
• User Setup （用家設定）
• Posting Group and Posting Setup （發帳群組及設定）

10） 應收賬款設定 

1. 折扣
   可在應收賬款設定 
   例子：
   
   
   

2. 示例案例條目
   
   1. 貸方警告
   處理銷售單據時顯示通知消息的配置

   Options	Description
   Both Warnings	警告訊息在超過信用額度或有逾期餘額將顯示
   Credit Limit	警告訊息在超過信用額度將顯示
   Overdue Balance	警告訊息顯示客戶是否有逾期餘額
   No Warnings	沒有警告訊息在超過信用額度或有逾期餘額將顯示

   2. 倉存警告
   具體如果銷售數量沒有足夠的庫存數量顯示警告消息
   3.在Business Central新配置

   • 從Item No. 創建商品     
   • 複製客戶名字到 Entries
   • 忽略更新地址
   1. 數列

   銷售文件數列配置

4) 購買及付款設定

1. 折扣

與應收賬款設定設定同一樣 .

1. 在Business Central新配置

• 從Item No. 創建商品   
• 複製供應商名字到 Entries
• 忽略更新地址

1. 數列

購買文件數列配置

5) 貨存設定

1. 在Business Central新配置

• 跳過提示創建商品   
• 複製商品描述名字到 Entries

1. 編號

• 倉存文件編號配置

6) 固定資產設定

1. 固定資產位置
2. 固定資產類型
3. 固定資產次類型
4. 折舊帳簿
5. 固定資產日記帳設定 – 在折舊帳簿的Action按鈕
6. 固定資產設定 (設定固定資產數列)

7） 市場行銷設定

1. Interaction – 設定與公司有關的編碼
2. Numbering – 設立與聯絡號碼有關的數列

結構設定

1) 客戶

** 必填

1. 1. ### **{}No. (系統產生 /  人手輸入數列的設定）
      1. 名稱
      2. 銷售地址
      3. **{}Gen. Bus. Posting Group (決定損益表帳戶)
      4. **** Customer Posting Group (決定資產負債表帳戶 )
      5. 外幣(如留空 = LCY)
      6. 付款條款編碼
      7. 郵遞方法編碼
      8. 默認基額成本
         
         • 系統自動化地會默認客戶號碼為基額成本
      9. 郵寄地址
2. 供應商
   

   ** 必填

   1. **{}No. (系統產生 /  人手輸入數列的設定)
   2. 名稱
   3. 地址
   4. **{}Gen. Bus. Posting Group (決定損益表帳戶)
   5. **** Vendor Posting Group (決定資產負債表帳戶)
   6. 外幣 (如留空 = LCY)
   7. 付款條款編碼
   8. 位置
   9. 郵遞方法編碼

3. 僱員

以與供應商類似的方式創建員工以記錄和報銷員工的費用

必填

1. 1. 1. **{}No. (系統產生 /  人手輸入數列的設定)
      2. 名字
      3. 僱員組別 (決定付款的帳戶)

• 記錄僱員的支出– 使用日記帳 – 可參閱General Journal section
• 報銷員工 – 使用付款日記帳 或者 Pay Employee Action

注意：員工交易只能以本地貨幣過賬。 支付給員工的報銷不支持折扣和付款容差

4. 商品

a. 創建新產品

** Mandatory Field

1. 1. 1. **{}No. (系統產生 /  人手輸入數列的設定)

如果編號系列對於不同類型的項目是分開的，用戶可以點擊 […] 選擇合適的編號

1. 1. 描述
   2. 描述2
   3. **{} 計算的基本單位
   4. **{}Gen. Prod. Posting Group (決定損益表帳戶)
   5. **** Inventory Posting Group (決定資產負債表帳戶)
   6. **{} 類型(選擇：Inventory, Non-Inventory, Services)

倉存類型

倉存類型 (i.e. "Type" in item card) 包括對庫存數量和價值的全面跟踪。 因此，支持所有項目交易類型和項目處理功能。
服務和非庫存類型不涉及庫存數量和價值的跟踪。 僅支持選定的項目交易類型和功能。

複製商品功能

開啟打算複製的item card， 再在action bar選擇Function => Copy Item

商品範例

為不同類別的商品設立默認數值的範例

5) 銀行帳戶

** 必填

1. 1. 1. **{} 號碼·. (人手輸入)
      2. 描述
      3. 外幣 (如留空 = LCY)
      4. **{}Bank Account Posting Group ( 決定資產負債表帳戶)

6） 固定資產

** Mandatory Field

1. 1. 1. **{} 號碼 (人手輸入)
      2. 描述
      3. 折扣帳簿編碼
      4. **{} 發賬組別
      5. 折舊方法
      6. 折扣開始日
      7. 折舊年數

分析視圖 

分析視圖允許用戶設置分析基額成本以附加到帳戶計劃或通過分析視圖預覽報告

1. 1. 設立分析視圖– 在Analysis View列表中 , 選擇 New去增加 Analysis View Card， 然後輸入以下資料
      • 編碼及名稱
      • Account Source – 選擇G/L Account.
      • Account Filter – 輸入想在報告中看見的G/L Account. 如顯示所有的 G/L account, 則可留空
      • Dimension – 輸入上在報告中看見的dimension。 最多可選擇四個 
   2. Analysis by Dimensions –在Analysis View List選擇Analysis by Dimensions.
      • 頁面中選擇條件，再按Show Matrix預覽Analysis View.

會計行程 

1) 會計行程設計佈局

會計行程允許用家，開創自己的財務報表。

1. 1. Column Layout – 決定在Columns的數字如何被展示 ，例如：
      • 顯示每月列的多個期間
      • 顯示上一年/上月至今的期間以及與當前的差異的列
   2. Row Layout – 計劃在報告中顯示的行

2) 設計欄的佈局

1. 創建或修改 column佈局
2. 選擇一個會計行程，再按下Process > Edit Column Layout Setup.
3. 在Name Field選擇Column Layout， 又或者創建一個新的
4. Column layout的樣本
   1. 與上個月的數量比較
      
      • 如要比較這個月和上一個月的數量，在Compare Date Formula輸入"-1M"
      • 如要計算差別, 在Formula 輸入方程式

以Period Formula顯示十二個月中每個月的餘額

以Date Formula顯示十二個月中每個月的餘額

如想多參閱方程式，可瀏覽以下連結：
https://docs.microsoft.com/en-us/dynamics365/business-central/bi-how-work-account-schedule

3) 創立會計行程

創建新的會計期間

1. 前往Account Schedule Page，在Action Bar按<New>
2. 在新的會計期間，填寫名篇與描述
3. 選擇默認的column layout
4. (選擇性）如果需要，可按維度為過濾器帳戶計劃分配分析視圖。

複製會計期間

選擇要復制的帳戶計劃，在action bar選擇Process > Copy Account Schedule

 利用基額成本 過濾會計期間

設立基額成本的過濾

1. 選擇一個會計期間然後按 Process > Edit Account Schedule.
2. 使用個人化的功能去添加基壓成本

• • Global Dimensions – 所需的列長期存在 
  • Other Dimensions –只會存在於有分析視圖的會計期間

      3.    選擇一行， 然後在dimension輸入數值

按基壓成本過濾列佈局的步驟

1. 選擇一個會計期間然後按 Process > Edit Column Layout Setup.
2.  在Name Field中，選擇現存的列佈局， 又或者開創一個新的
3. 使用個人化的功能去添加基壓成本
4. 選擇一行， 然後在dimension輸入數值

財務運作

一般日記帳

• 建立新的批次及安排序號在現有的批次
• 輸入條目
• 重新編號 Document No. => Actions/Functions
• 預覽賬目=> Actions/Posting
• 標準的一般日記帳

應收賬目

1. 1. 現金收據日記帳

• 建立新的批次及安排序號在現有的批次
• 輸入條目
•  Doc. No. *System自動應用在輸入欄
•  可應用數條的條目，選擇 Process =>Apply Entries…
  1. 登記客戶的付款
•  前往客戶頁面，選擇客戶後再選擇Process > Register Customer Payments.
• 設立所選批次以及餘額

付款日記賬

1. 1. 付款日記帳

• 建立新的批次及安排序號在現有的批次
• 輸入條目
• Doc. No. *System自動應用在輸入欄
• 應用數條的條目，選擇Process =>Apply Entries…
  1. 供款給供應商
•  前往供應商頁面，選擇供應商後再選擇 Process > Pay Vendor.
• 選擇vendor ledger entries,再按Process -> Create Payment.

經常性一般日記帳

1. 1. 重覆記帳

      餘額	The balance of the account on the line is allocated among the accounts and dimensions specified for the line on the Allocation page. For example, the allocation of an expense account across departments.
      Fixed	Use when the journal amount is the same each period. The amount in the journal line remains unchanged after posting. For example, monthly fixed expenses such as rent.
      Variable	Use when the journal amount is different each period. The amount on the journal line is cleared to zero after posting. For example, monthly variable expenses such as salaries and wages.

   2. Recurring Frequency

Enter formula for determines how frequently the entry will be posted, for example, 1M with a posting date of 05/01/2021, after the journal is posted, the date changes to 06/01/2021.

1. 1. Document No

Business Central provides an option to enter formulas in the Document No. field to create a no. series for each posted entry instead of using the standard number series.
Simple text can be combined with the following text codes to form a no. series:
• %1 – current day number eg. posting on the 10th day of the month would return 10
• %2 – current week number eg. posting on the 5th week of the year would return 5
• %3 – current month number eg. posting in April would return 4
• %4 – current month name eg. a posting date of 01/04/21 would return April
• %5 – account period name (pulls from the accounting periods descriptions)
For example, if you want the document number for the current months rent journal to be RENTJANUARY then enter Rent%4 in the field.

1. 1. Description

The text codes can also be used in the Description field of the journal to enter a meaningful description eg. Rent Accrual %3/21 would become Rent Accrual 1/21 if the recurring journal was posted with a posting date in January 2021. Using these text codes saves having to manually update the document date and description each month on your recurring journals.

1. 1. Dimension

Enter dimension for the entry if needs.